Les démarches administratives

À travers ce billet, comme vous l’avez deviné, c’est de la paperasse dont il sera question. Bien que rébarbatif et souvent plus simple qu’il n’y paraît, c’est un passage obligé pour un échange réussi. Le tout est de bien avoir en tête les différentes choses à faire et leurs déroulement. Ce sera donc un article […]

À travers ce billet, comme vous l’avez deviné, c’est de la paperasse dont il sera question. Bien que rébarbatif et souvent plus simple qu’il n’y paraît, c’est un passage obligé pour un échange réussi. Le tout est de bien avoir en tête les différentes choses à faire et leurs déroulement. Ce sera donc un article particulièrement intéressant pour ceux qui ont l’intention d’y partir.

Après avoir été sélectionné par HEC,  le bureau des activités étudiantes internationales (Baei) vous nominera auprès de leurs contacts à la Rikkyo University aux environs fin septembre.

Un premier dossier à remplir

Afin de pouvoir faire les démarches pour avoir son Visa, il vous faudra au préalable remplir et envoyer un dossier à la Rikkyo University. La date limite pour envoyer ce dossier est le 30 novembre, du moins ça l’a été pour moi. Pour ce faire, Rikkyo contactera le Baei aux environs de la fin octobre pour vous détailler la marche à suivre.En effet, vous ne serez en contact direct avec le personnel administratif de la Rikkyo Uni que tard dans le processus (environs 3 semaines avant le début de l’échange). Ce qui suppose un suivi de votre part avec le Baei.

D’ailleurs si vous voulez prendre connaissance des différentes choses à faire au sein de ce dossier, tout est bien expliqué sur leur site internet et les formulaires y sont disponibles. Voici l’adresse: http://cob.rikkyo.ac.jp/en/study/1721.html.

Comme mentionné sur leur page internet, le dossier doit être constitué des éléments suivants:

  • informations personnels
  • la lettre de sélection de HEC
  • un certificat de santé rempli par un médecin
  • un certificat de finance, attesté par votre banque
  • une photocopie de votre passeport
  • un bulletin de vos études à HEC
  • 2 photos récentes
  • la demande de résidence si vous vous voulez habiter en chambre universitaire

Parmi tout les documents ci-dessus, la présence d’un certificat peut paraître surprenante mais c’est obligatoire. Il vous y sera d’ailleurs demandé l’avis d’un médecin concernant l’état de vos poumons sur la base d’une radio de ces derniers…

Le Baei recevra une confirmation de réception de votre dossier aux environs du 20 décembre. Une fois que la Rikkyo Uni aura reçu votre dossier, elle fera la demande du COE, le « certificat of eligibility », auprès du service d’immigration japonais, sur la base des informations que vous avez fournit.

Un second dossier à remplir

Courant février (20 février), tout se précise, le Baei recevra un second dossier. Cela signifie que où que vous soyez vous devrez vous arrangez avec le Baei pour le récupérer. Pour ma part, étant en France à ce moment précis, le Baei m’a envoyé en courrier express le dossier.

Dans ce dossier, plein de documents sur les détails de l’échange parmi lesquels les plus importants sont le formulaire d’adhésion à l’assurance maladie dont la date limite de réception est le 15 mars, le formulaire d’arrivé dont la date limite est 28 février, le contrat pour la chambre universitaire dont la date limite est 28 février (cf l’article sur le choix parmi les résidences). Vous devrez les renvoyer par lettre avant les dates limites. Si vous constatez que vous ne serai pas capable de le faire, ils acceptent de recevoir des scans des documents à remettre. Cependant, cette démarche ne vous évite pas d’envoyer les documents par lettre.

Enfin une dernière lettre arrivera au Baei, début mars,  qui contiendra entre autre le sésame pour pouvoir déposer sa demande de Visa: le COE. Ce dernier dossier concerne les choix de cours ainsi que la semaine d’orientation et contient un calendrier des dates importantes.

Obtention du Visa

Pour résumer la situation, afin d’obtenir le permis d’étudiant de la durée du semestre, il vous faudra vous munir d’un passeport valide, du COE (cf. plus bas) et de la lettre d’acceptation (joint avec le second dossier). Vous devrez donc vous présenter à l’ambassade japonaise la plus proche de chez vous et demander le visa étudiant. En terme de date limite, le jour de votre départ pour le Japon, vous devez être en possession du Visa éditant. Car comme mentionné par le bureau international de Rikkyo, il vous sera très difficile une fois au Japon de faire d’un visa touriste un visa étudiant.

 

Si vous avez des questions auxquelles ne répond pas l’article, si vous avez besoin de plus amples détails ou si vous voulez les fichiers que j’ai moi-même reçu, n’hésitez pas.

Je vous souhaite bien du courage et de la patience pour ceux qui auront à suivre ces démarches administratives.

Thomas.

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